Политика

хранения документов по сертификации систем менеджмента организаций

в Органе по сертификации систем менеджмента

ООО «Орган по сертификации систем менеджмента качества – ИСО 9001»

Орган по сертификации несет ответственность за сохранность документов по сертификации систем менеджмента организаций в течение востребованного срока хранения. Система хранения документов по сертификации систем менеджмента организаций органа по сертификации строится на принципах соответствия установленным нормативным и законодательным требованиям в области сертификации, сохранности документов, конфиденциальности и препятствия возникновения конфликта интересов.

Система хранения документов по сертификации в органе по сертификации систем менеджмента ООО «Орган по сертификации систем менеджмента качества – ИСО 9001» включает:

• правила систематизации и ведения архива документов по сертификации
• правила передачи документов в архив;
• условия хранения документов;
• правила выдачи документов из архива;
• установление сроков хранения документов в архиве.

Основными формами использования архивных документов являются:

• информирование руководства организаций о запросах документов по сертификации их организации, находящихся на архивном хранении в ОС;
• исполнение запросов социально-правового характера в соответствии с законодательством в Российской Федерации;
• предоставление документов по запросу контролирующих деятельности органа по сертификации организаций, например аккредитующей организации.

По запросу заинтересованных лиц предоставляются документы, хранящиеся в архиве ОС, кроме тех, которые могут нанести ущерб интересам ОС или заказчика сертификации, кроме случаев регулируемых законодательством в Российской Федерации.

По запросу заинтересованных лиц органом по сертификации предоставляются архивные справки (Архивная справка – официально заверенная справка, имеющая юридическую силу и содержащая (подтверждение) об имеющихся в документах архива сведениях, относящихся к предмету запроса, с указанием поисковых данных документов). Архивные справки выдаются по запросам организаций по вопросам, соответствующим профилю деятельности органа по сертификации, на основании заявления на имя директором ООО «ОС СМК – ИСО 9001» по вопросам обеспечения их прав и законных интересов и не противоречащим интересам или репутации органа по сертификации или другой организации.

Выдача оригинальных документов по сертификации во временное пользование производится по письменному указанию руководителя органа по сертификации или в рамках договора о прохождении процедуры подтверждения компетенции в Росаккредитации.

Архивные документы выдаются на срок, не превышающий – 1 месяц.

Перед выдачей документов специалист, ответственный за архив, проводит проверку его названия на соответствие запросу, полноты документа, его состояния и нумерации листов.

Выдача архивных справок и документов регистрируется. После возвращения документов делается соответствующая отметка о возврате документов.

Состояние возвращаемых документов проверяется в присутствии сдающего. При выявлении недостачи листов или неудовлетворительного состояния документа составляется акт, который направляется руководителю организации для привлечения виновных к ответственности.

Документы по циклу сертификации, в том числе документы, представленные заявителями в ОС для целей подтверждения соответствия, хранятся в архиве органа по сертификации на протяжении текущего цикла сертификации и еще одного полного цикла.

Орган по сертификации систем менеджмента 
 ООО "Орган по сертификации СМК-ИСО 9001"